Os fundos europeus desempenham um papel cada vez mais relevante no financiamento de investimentos realizados por empresas, associações, cooperativas e outras entidades.

Programas como o Portugal 2030, o PRR e diversos sistemas de incentivos apoiam projetos de investimento, inovação, internacionalização, digitalização, qualificação, eficiência energética e sustentabilidade.

No entanto, a obtenção de financiamento implica também responsabilidades acrescidas. A execução de um projeto financiado exige rigor na gestão financeira, na organização documental, na ligação entre despesa, pagamento, contabilidade e execução física, bem como no cumprimento das regras aplicáveis ao respetivo programa, aviso, contrato de financiamento ou termo de aceitação.

No atual ciclo de programação, em especial no Portugal 2030, a gestão dos fundos europeus tem vindo a evoluir para um modelo mais digital, mais orientado para resultados, mais exigente na prestação de contas e mais atento a requisitos de sustentabilidade, transparência e controlo.

É neste contexto que a intervenção de um Revisor Oficial de Contas (ROC) pode assumir especial importância.

Portugal 2030: financiamento, execução e prestação de contas

O Portugal 2030 não representa apenas uma nova oportunidade de financiamento. Representa também uma evolução na forma como os projetos são apresentados, executados, acompanhados e avaliados.

A utilização do Balcão dos Fundos, a crescente digitalização dos procedimentos, a articulação com informação já existente na Administração Pública, a utilização de modalidades de custos simplificados em determinados contextos e a maior orientação para indicadores, resultados e evidência documental tornam essencial uma preparação cuidada desde o início da operação.

A simplificação administrativa não elimina a necessidade de controlo. Pelo contrário, exige que os beneficiários compreendam as regras aplicáveis, organizem adequadamente a documentação, assegurem a rastreabilidade da despesa e mantenham uma pista de auditoria coerente, suficiente e atualizada.

Porque pode ser necessária a intervenção de um ROC?

Dependendo do programa de financiamento, do aviso aplicável, do tipo de beneficiário, da natureza da operação e do modelo de pedido de pagamento, a entidade beneficiária pode estar obrigada a apresentar certificações, declarações ou relatórios independentes relacionados com as despesas realizadas e submetidas a financiamento.

A intervenção pode envolver, consoante o enquadramento aplicável, a validação de despesa, a confirmação da regularidade contabilística, a verificação da consistência da informação financeira apresentada e a análise da documentação de suporte associada ao pedido de pagamento ou ao encerramento da operação.

O objetivo é proporcionar um nível adicional de confiança quanto à elegibilidade das despesas, ao cumprimento das regras aplicáveis, à fiabilidade da informação financeira apresentada e à existência de uma pista de auditoria adequada.

A intervenção de um ROC pode, assim, reforçar a transparência e a credibilidade da informação reportada, contribuindo para uma gestão mais segura e sustentada do projeto.

Que aspetos são normalmente analisados?

A natureza dos procedimentos a realizar depende sempre das exigências definidas em cada programa, aviso de candidatura, contrato de financiamento, termo de aceitação, pedido de pagamento ou modelo de declaração aplicável.

Entre os aspetos habitualmente objeto de análise podem incluir-se:

• conformidade das despesas com as regras do programa e do aviso;
• enquadramento da despesa na candidatura e no investimento aprovado;
• elegibilidade temporal e material das despesas;
• existência de documentação de suporte adequada;
• evidência do pagamento das despesas;
• correspondência entre faturas, pagamentos, extratos bancários e registos contabilísticos;
• correta imputação dos custos ao projeto;
• rastreabilidade das despesas até aos respetivos documentos de suporte;
• adequada organização e arquivo da documentação;
• consistência da informação financeira reportada;
• cumprimento das obrigações de contratação, quando aplicáveis;
• cumprimento das obrigações de comunicação e publicitação;
• consideração de requisitos específicos de sustentabilidade, incluindo o princípio de não prejudicar significativamente o ambiente, quando aplicável;
• cumprimento de indicadores, metas ou resultados contratualizados, quando relevantes para a operação.

A importância da preparação atempada

Um dos erros mais frequentes consiste em encarar a certificação ou validação das despesas apenas na fase final da execução do projeto.

Na prática, muitas situações de incumprimento, insuficiência documental ou dificuldade de validação poderiam ser evitadas através da implementação de procedimentos de controlo adequados desde o início da operação.

A organização da documentação, a correta segregação dos custos, a definição de critérios de imputação, a reconciliação entre despesa, pagamento e contabilidade, bem como a manutenção de evidência suficiente e apropriada das despesas realizadas, são fatores que podem facilitar significativamente os processos de validação, certificação e prestação de contas.

A preparação atempada é especialmente relevante quando existem despesas com pessoal, imputações parciais, contratação de fornecedores, obrigações de comunicação, indicadores de realização ou requisitos específicos previstos no aviso.

Como reduzir o risco de correções financeiras?

As correções financeiras constituem uma das principais preocupações das entidades beneficiárias de fundos europeus.

Em muitos casos, estas correções não resultam da inexistência da despesa realizada, mas sim da falta de evidência adequada, de insuficiências no processo documental, de falhas na rastreabilidade, de erros de imputação, de pagamentos insuficientemente comprovados ou do incumprimento de requisitos específicos previstos na regulamentação aplicável.

Uma abordagem preventiva, baseada em procedimentos de controlo interno e no acompanhamento regular do projeto, pode contribuir para reduzir estes riscos e melhorar a qualidade da informação financeira e documental apresentada.

Entre os riscos frequentes encontram-se:

• despesas realizadas ou pagas fora do período elegível;
• documentação incompleta ou insuficiente;
• falta de ligação clara entre a despesa e o projeto aprovado;
• pagamentos não rastreáveis ou mal conciliados;
• imputações de custos sem critério documentado;
• tratamento inadequado do IVA;
• ausência de evidência de entrega, execução ou utilização no projeto;
• incumprimento de regras de contratação;
• falhas nas obrigações de comunicação e publicitação;
• insuficiência da pista de auditoria.

O valor da verificação independente

A intervenção de um ROC não substitui as responsabilidades da entidade beneficiária na gestão, execução e prestação de contas do projeto.

A responsabilidade pela execução da operação, pelo cumprimento das regras aplicáveis, pela organização da documentação e pela veracidade da informação apresentada permanece na entidade beneficiária.

Contudo, a verificação independente pode constituir um importante mecanismo de reforço da confiança, permitindo identificar antecipadamente potenciais fragilidades, mitigar riscos de incumprimento e promover uma maior fiabilidade da informação financeira e documental associada ao financiamento obtido.

Num contexto em que os fundos europeus combinam simplificação administrativa com maior exigência em matéria de resultados, sustentabilidade, rastreabilidade e prestação de contas, a intervenção técnica e independente pode acrescentar valor relevante ao beneficiário.

Conclusão

Os projetos financiados por fundos europeus representam uma oportunidade relevante para muitas organizações, mas exigem simultaneamente elevados níveis de rigor, controlo e transparência.

O Portugal 2030 reforça esta exigência ao combinar digitalização, simplificação de procedimentos, orientação para resultados, planeamento por avisos e maior atenção à sustentabilidade e à qualidade da informação reportada.

A intervenção de um Revisor Oficial de Contas pode contribuir para uma adequada prestação de contas, para o reforço da confiança das entidades financiadoras e para o cumprimento das obrigações associadas ao financiamento recebido.

A aceitação de qualquer trabalho está sempre sujeita à avaliação prévia do enquadramento aplicável, do âmbito da intervenção, da documentação disponível, dos requisitos de independência, da competência profissional e das demais normas legais, profissionais e deontológicas aplicáveis.

Este artigo tem natureza geral e informativa e não dispensa a análise do caso concreto. Para qualquer questão ou comentário, pode utilizar a página de contacto.