A preparação para uma auditoria não deve começar apenas quando os auditores solicitam os primeiros documentos. Uma entidade que mantenha a contabilidade atualizada, as reconciliações concluídas e a documentação devidamente organizada consegue responder mais rapidamente às questões colocadas durante a auditoria. Reduz também o risco de atrasos, pedidos sucessivos de informação e correções efetuadas já numa fase avançada do processo que podem comprometer o cumprimento de prazos essenciais.

Preparar uma entidade para uma auditoria não significa tentar antecipar todos os procedimentos que serão realizados. O auditor determina a natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos em função dos riscos de distorção material identificados e avaliados, da materialidade e das características da entidade.

A avaliação desses riscos pressupõe o conhecimento da entidade, da sua atividade, do seu ambiente, do referencial de relato financeiro aplicável e dos respetivos sistemas de controlo interno sendo, como tal, essencial que este tipo de informações sejam facultadas aos auditores.

Preparar a entidade significa, fundamentalmente, assegurar que a informação financeira se encontra concluída, coerente e devidamente suportada.

1. Definir antecipadamente o calendário da auditoria

O planeamento é uma fase fundamental de qualquer processo de auditoria e permite que auditor e auditado estejam em sintonia, mitigando o sempre indesejável expectation gap. Como tal, o primeiro passo consiste em estabelecer um calendário realista para o encerramento de contas e para o trabalho de auditoria.

Esse calendário deverá considerar, entre outros aspetos:

• a data prevista para o encerramento contabilístico;
• a conclusão das reconciliações;
• a preparação das demonstrações financeiras;
• a realização do inventário físico;
• a disponibilização dos documentos ao auditor;
• as reuniões com o órgão de gestão e com os responsáveis financeiros;
• a data-alvo para a emissão da Certificação Legal das Contas, quando se trate de revisão legal, ou do Relatório de Auditoria, quando se trate de uma auditoria voluntária.

A data de emissão pretendida estará sempre dependente da conclusão dos trabalhos e da obtenção de prova de auditoria suficiente e apropriada.

O planeamento de uma auditoria não constitui uma fase isolada: é um processo contínuo, que pode ser ajustado à medida que o auditor obtém informação adicional ou identifica novos riscos.

É igualmente aconselhável designar uma pessoa responsável pela centralização dos pedidos de informação. Essa coordenação evita respostas duplicadas, documentos contraditórios ou pedidos que permaneçam sem acompanhamento.

2. Concluir o encerramento contabilístico

A auditoria não substitui o processo de encerramento de contas da entidade, mas está dele dependente. A preparação e apresentação das demonstrações financeiras, a conclusão do encerramento contabilístico e a manutenção do controlo interno necessário são responsabilidades do órgão de gestão a quem compete igualmente disponibilizar ao auditor toda a informação, documentação e acesso necessários à realização do trabalho.

Antes do início da fase principal dos trabalhos, a contabilidade deverá refletir, tanto quanto possível, todas as operações relevantes do período. Entre os procedimentos habituais encontram-se:

• o registo das faturas e notas de crédito;
• a especialização de rendimentos e gastos;
• o reconhecimento de depreciações e amortizações;
• a contabilização de férias, subsídios e outros encargos com pessoal;
• o apuramento dos impostos;
• a atualização dos inventários;
• a análise de imparidades e provisões;
• a avaliação da necessidade de reconhecimento ou divulgação de contingências, de acordo com o referencial contabilístico aplicável;
• a identificação dos acontecimentos ocorridos após a data do balanço.

Se a entidade entregar ao auditor balancetes que ainda se encontram sujeitos a alterações frequentes, parte dos procedimentos poderá ter de ser repetida. Isso aumenta o tempo necessário e dificulta a comparação entre a documentação recebida e os valores finais das demonstrações financeiras. Assim, é fundamental que o auditor seja informado de alterações críticas pendentes, por forma a evitar análises e conclusões baseadas em dados não finais.

3. Preparar as reconciliações das principais contas

Uma reconciliação demonstra a correspondência entre o saldo contabilístico e a informação que o suporta. Não é suficiente apresentar ao auditor um balancete. Os saldos relevantes devem poder ser explicados através de mapas, extratos ou outros elementos de suporte.

Bancos

Os saldos contabilísticos devem ser conciliados com os extratos bancários, identificando cheques pendentes, transferências em trânsito ou outros movimentos ainda não refletidos pelo banco.

Clientes e fornecedores

Ainda que não lhe seja, muitas vezes, atribuída a mesma relevância dada às contas bancárias, a conciliação dos saldos de clientes e fornecedores é um indicador crítico do sistema de controlo interno da entidade, nomeadamente na forma como são geridas e controladas as contas dos principais devedores e credores com que a entidade se relaciona.

Os mapas de antiguidade de saldos devem coincidir com a contabilidade. Saldos antigos, negativos, sem movimento ou materialmente relevantes deverão ser analisados e explicados.

Estado e outros entes públicos

Os valores relativos a IVA, retenções, contribuições para a Segurança Social e imposto sobre o rendimento devem ser conciliados com as declarações apresentadas e com os pagamentos efetuados, quando aplicável.

Ativos fixos

A listagem de imobilizado deve coincidir com os valores contabilísticos e identificar claramente as aquisições, alienações, abates, transferências, depreciações e eventuais imparidades.

Importa referir ser comum que se confunda a listagem de imobilizado com o mapa fiscal de depreciações a amortizações (modelo 32), o qual contém informação menos detalhada e, muitas vezes, insuficiente para o cumprimento dos necessários procedimentos de auditoria.

Financiamentos

Os saldos dos empréstimos e de outros financiamentos devem ser reconciliados com os contratos, planos de pagamento e confirmações das instituições financeiras, distinguindo corretamente as responsabilidades correntes e não correntes.

É relevante ter presente que a classificação de um financiamento, no que à sua natureza corrente e não corrente diz respeito, atende à maturidade das amortizações do capital em dívida, fundamental para avaliar alguns rácios financeiros relevantes e também para aferir acerca da capacidade da entidade prosseguir em continuidade com as suas operações.

4. Organizar a documentação de suporte

A entidade deverá assegurar que consegue localizar com facilidade documentos que são frequentemente solicitados pelos auditores, tais como:

• contratos celebrados com clientes, fornecedores e outros terceiros;
• contratos de financiamento e locação;
• escrituras e registos de propriedade;
• atas das assembleias gerais e das reuniões dos órgãos sociais ou estatutários;
• declarações fiscais;
• folhas de remunerações;
• processos de aquisição de ativos;
• documentação relativa a subsídios, donativos e outros apoios;
• apólices de seguro;
• processos judiciais e correspondência com advogados;
• documentação relativa a partes relacionadas;
• inventários e respetivas folhas de contagem.

A existência de um arquivo digital organizado por áreas e períodos pode tornar o processo significativamente mais eficiente. Contudo, o simples armazenamento dos documentos não é suficiente, importando garantir a existência de uma ligação clara entre cada documento, a operação ou acontecimento económico subjacente e o respetivo registo contabilístico.

5. Documentar estimativas e juízos do órgão de gestão

Nem todos os valores apresentados nas demonstrações financeiras resultam diretamente de uma fatura, de um extrato bancário ou de um contrato. Existem áreas que dependem de estimativas contabilísticas ou de outros juízos do órgão de gestão, como por exemplo:

• perdas por imparidade de clientes, utentes, associados ou outros devedores;
• obsolescência de inventários;
• provisões para processos judiciais;
• vidas úteis e valores residuais dos ativos;
• imparidade de ativos fixos ou intangíveis;
• justo valor de determinados ativos ou passivos;
• recuperabilidade de ativos por impostos diferidos;
• avaliação da capacidade da entidade para continuar em funcionamento e respetivas divulgações.

Nestes casos, o órgão de gestão deverá conseguir explicar os métodos e pressupostos utilizados, a informação considerada e a forma como chegou ao valor contabilizado ou à conclusão adotada.

Quando esteja em causa a continuidade, deverá existir uma avaliação documentada que considere, entre outros elementos, as previsões de tesouraria, as necessidades de financiamento, o cumprimento das obrigações previstas e os principais riscos e incertezas. Uma folha de cálculo sem explicação metodológica pode não ser suficiente. Deve ser possível compreender a origem dos dados, os critérios aplicados, as alterações face a períodos anteriores e a razoabilidade das conclusões.

As contingências devem igualmente ser analisadas para determinar se exigem o reconhecimento de uma provisão, a sua divulgação nas demonstrações financeiras ou, consoante as circunstâncias, se não requerem qualquer reconhecimento ou divulgação.

6. Rever os procedimentos de controlo interno

Antes do início dos trabalhos, a entidade deverá analisar questões como:

• quem autoriza compras e pagamentos;
• quem cria e altera fichas de fornecedores ou de outros terceiros;
• quem emite faturas, notas de crédito ou documentos equivalentes;
• quem efetua e revê as reconciliações bancárias;
• como são controlados os acessos ao programa de contabilidade;
• como são aprovados os lançamentos manuais;
• como são registadas as alterações aos dados mestres;
• como são efetuadas as cópias de segurança;
• como são controladas as existências;
• como são identificadas operações com partes relacionadas.

Nas entidades de menor dimensão, a segregação de funções pode ser limitada. Isso não significa necessariamente que o controlo seja inexistente, podendo existir controlos alternativos, nomeadamente a revisão direta de determinados movimentos pelo órgão de gestão. O mais relevante é que os procedimentos efetivamente aplicados sejam conhecidos, estejam adequadamente implementados e possam ser demonstrados.

7. Preparar o inventário físico

Quando os inventários assumem relevância nas demonstrações financeiras, a preparação da contagem física constitui uma etapa particularmente importante, sendo fundamental que a data, os locais e as instruções da contagem sejam comunicados ao auditor com antecedência suficiente.

Quando os inventários são materiais, o auditor deverá, salvo se tal for impraticável, estar presente na contagem física e executar procedimentos próprios, designadamente a observação dos procedimentos de contagem, a inspeção dos inventários e a realização de testes de contagem.

A entidade deverá definir antecipadamente:

• os locais onde existem inventários;
• os responsáveis pelas equipas de contagem;
• a forma de identificação dos artigos;
• a numeração e o controlo das folhas de contagem;
• o tratamento de artigos danificados ou obsoletos;
• a separação de bens pertencentes a terceiros;
• a identificação de bens da entidade que se encontrem em instalações de terceiros;
• o controlo das últimas entradas e saídas do período;
• os procedimentos de recontagem e validação.

Os locais de armazenamento deverão estar organizados e os movimentos de inventários durante a contagem deverão ser suspensos ou rigorosamente controlados. Uma contagem física mal preparada pode dificultar não apenas o trabalho do auditor, mas também a própria demonstração, pela entidade, da existência e condição dos seus inventários tendo por vezes um impacto irreversível na opinião sobre as Demonstrações Financeiras.

8. Antecipar confirmações externas e pedidos de informação a terceiros

O auditor poderá solicitar confirmações diretamente a terceiros, designadamente:

• bancos;
• clientes, utentes, associados ou outros devedores;
• fornecedores e outros credores;
• entidades financiadoras;
• depositários ou outras instituições.

A entidade pode preparar previamente uma listagem atualizada dos contactos, saldos, números de contrato e restantes elementos necessários. Não obstante, o processo de confirmação deve permanecer sob controlo do auditor, podendo a entidade facilitar a identificação dos destinatários e autorizar a disponibilização da informação, mas não devendo interferir na seleção dos destinatários, na preparação e expedição dos pedidos ou na receção das respostas.

Os pedidos de informação aos advogados sobre litígios e reclamações seguem procedimentos específicos, sendo que a entidade poderá preparar a relação dos processos existentes, a avaliação efetuada pelo órgão de gestão e as autorizações necessárias. Analogamente ao já acima referido, deve sublinhar-se que a comunicação direta com os advogados e o controlo do respetivo processo devem permanecer sob responsabilidade do auditor.

9. Identificar antecipadamente assuntos sensíveis

Determinados acontecimentos devem ser comunicados ao auditor logo que sejam conhecidos, ainda que a entidade não tenha concluído a respetiva análise.

Entre os exemplos encontram-se:

• processos judiciais;
• incumprimentos fiscais ou contributivos;
• dificuldades de tesouraria;
• violações de contratos de financiamento;
• perda de clientes, financiadores, associados, doadores ou outras partes relevantes;
• suspeitas de fraude;
• conflitos entre sócios, associados, membros ou titulares dos órgãos sociais;
• operações com administradores, dirigentes ou outras partes relacionadas;
• erros contabilísticos identificados;
• acontecimentos relevantes ocorridos depois do encerramento.

A comunicação atempada permite que o assunto seja analisado e devidamente refletido nas demonstrações financeiras, sendo que a omissão de informação relevante tende, pelo contrário, a aumentar a complexidade do trabalho e pode afetar as conclusões do auditor e, consequentemente, o conteúdo do seu relatório.

10. Disponibilizar as pessoas certas

A entrega de documentos não elimina a necessidade de diálogo. O auditor terá normalmente de compreender:

• a natureza das operações;
• as alterações ocorridas durante o exercício;
• os critérios contabilísticos adotados;
• os controlos existentes;
• as decisões tomadas pelo órgão de gestão;
• os acontecimentos relevantes para a atividade da entidade.

Os responsáveis pela gestão, pela contabilidade, pela tesouraria, pelos recursos humanos, pelos sistemas de informação, pelos inventários ou por outras áreas relevantes deverão estar disponíveis nos momentos adequados facultando respostas claras, coerentes e, sempre que necessário, acompanhadas da respetiva documentação.

O que uma entidade não deve fazer

Preparar uma auditoria não significa produzir documentos retroativamente apenas para satisfazer um pedido do auditor. Também não é adequado:

• alterar ou completar documentos sem preservar a respetiva data, origem e histórico de alterações;
• ocultar erros ou assuntos considerados desfavoráveis;
• entregar sucessivas versões de mapas sem identificar as alterações;
• assumir que toda a responsabilidade pertence ao contabilista;
• aguardar pela auditoria para concluir o encerramento das contas;
• responder apenas verbalmente a assuntos que exigem suporte documental;
• interferir nos procedimentos que devem permanecer sob controlo do auditor;
• apresentar documentação criada posteriormente como se tivesse sido preparada na data original.

A transparência não elimina necessariamente os problemas existentes, mas permite que sejam analisados e tratados de forma adequada. Já a sua falta pode condicionar a análise de integridade que o auditor deve formular sobre o órgão de gestão podendo, no limite, inviabilizar a aceitação ou continuação do compromisso.

Conclusão

Uma auditoria eficiente depende da preparação do auditor, mas também da qualidade da informação disponibilizada pela entidade. A responsabilidade pela preparação e apresentação das demonstrações financeiras e pelo controlo interno necessário à sua elaboração pertence ao órgão de gestão. A responsabilidade do auditor consiste em executar o seu trabalho com independência e expressar uma opinião com base na prova de auditoria obtida.

Um planeamento adequado com o processo de encerramento de contas a ocorrer nos prazos previstos, assim como reconciliações concluídas, documentação acessível e responsabilidades claramente definidas reduzem interrupções e permitem que as questões relevantes sejam identificadas e analisadas em tempo útil.

A preparação não deve ser encarada apenas como uma resposta a uma obrigação legal, estatutária ou contratual, quando aplicável. Pode também constituir uma oportunidade para melhorar os processos contabilísticos, reforçar o controlo interno e aumentar a fiabilidade da informação utilizada pelo próprio órgão de gestão. Uma entidade bem preparada não condiciona nem limita o trabalho do auditor. Cria, isso sim, as condições para que a auditoria decorra de forma mais organizada, rigorosa e útil.

Este artigo tem natureza geral e informativa e não dispensa a análise do caso concreto. Para qualquer questão ou comentário, pode utilizar a página de contacto.